Les comptes zoom
Ouverture (voir : Démarrer le système AV)
• Vous assurer que votre application Zoom est à jour.
• Il est suggéré de fermer d’autres programmes déjà ouverts sur notre ordinateur.
Avant une réunion Zoom
• Important : si un partage de documents et/ou vidéos est prévu, ouvrir ceux-ci sur le bureau de notre ordinateur, avant la réunion, pour éviter une perte de temps inutile.
• Activer ou désactiver la salle d’attente (dans sécurité), selon les exigences de l’enseignant.e ou du responsable de l’activité.
• Verrouiller ou non la salle d’attente (avantages et inconvénients) car nous donnons les liens au public (sauf programmes avec inscriptions préalables). Il est recommandé d’en discuter préalablement avec l’enseignant.e ou le responsable de l’activité (fonction rarement utilisée).
Au début d’une réunion Zoom
• Si possible, nommer un co-animateur pour assurer la connexion en cas de problème internet ou autre vous pourrez ainsi «disparaître» et la réunion ne sera pas interrompue, malgré votre absence. Au besoin, demander à l’enseignant.e s’il accepte d’être co-animateur?
• Toujours cliquer sur Participants pour avoir l’encadré de tous les participant.es ce qui permettra d’assurer un suivi de l’état des micros et caméras. L’animateur y apparaît en tête de liste, puis le co-animateur, ensuite la liste des participant.e.s en ordre alphabétique.
• Ouvrir aussi la fenêtre «Discuter» au début de la réunion pour mieux voir les messages entrants. Cette fonction permet de discuter avec tous ou avec une personne en particulier.
• Au début d’une méditation ou d’une causerie, mettre les participants «muets tous» et les aviser de réactiver leur micro eux-mêmes lorsque ce sera le temps. Désactiver aussi notre micro car il reste activé malgré «muet tous». Demander à l’umzdé de réactiver le sien toutefois.
• Utiliser aussi la fonction «Désactiver le son de tout le monde lors de leur arrivée» dans les trois «…» de la fenêtre des participant.e.s. Ainsi, si quelqu’un arrive en retard, nous n’entendrons pas ses bruits environnants.
• Mentionner aux participant.e.s qu’ils ou qu’elles devront signifier leur désir de s’exprimer soit en levant la main virtuelle (icône) ou agiter leur propre main à l’écran.
• Se rappeler qu’on peut utiliser la barre d’espacement de notre clavier pour réactiver temporairement notre micro.
Pendant une réunion Zoom
• Pour transmettre directement le lien Zoom à un.e participant.e qui ne l’a pas reçu, utiliser la fonction «Inviter» (en bas de la liste des participant.e.s) par Gmail ou autre (a peut-être écrit un courriel ou avisé qu’il ne trouve pas le lien Zoom ou autre raison).
• Penser d’avoir son cellulaire ou tablette avec soi (silencieux) au cas où l’enseignant.e ou un participant.e aurait un problème de connexion
• Si un indésirable se présente à la rencontre, on peut fermer sa vidéo. à partir de sa fenêtre ou à côté de son nom dans “participants”. Il ne peut réouvrir sa vidéo tant que l’hôte ne l’a pas invité à le faire. Les participants peuvent aussi décider de tous quitter et fermer la réunion. L’hôte peut ensuite réouvrir la rencontre en activant la salle d’attente et en admettant seulement les participants connus.
• Pour «Partager l’écran» présenter des documents et des vidéos (préalablement ouverts) : sélectionner le document à partager et important de cocher deux petites cases pour meilleure qualité audio-vidéo pour un vidéo. Vérifier auprès des participant.e.s si le document partagé est bien visible pour eux car ce que l’animateur.trice aperçoit sur son écran n’est pas nécessairement identique à ce qui est partagé (grosseur et niveau sonore).
• Mettre fin à la réunion signifie que la réunion Zoom s’arrêtera pour tout le monde.